الإيصال باسم من يصدر
اطلبوا الإيصال الرسمي لأي رسمٍ حكومي سُدِّد عنكم. إن كان صادراً باسم منشأتكم، فالرسم مرّ كما هو وبقي مستنداً محاسبياً صالحاً في دفاتركم. وإن تعذّر إبرازه، فالمبلغ المذكور في الفاتورة ليس بالضرورة ما قبضته الجهة.
فصل الرسم عن الأتعاب
الفاتورة التي تجمع الرسم الحكومي وأتعاب المكتب في سطرٍ واحد تُخفي الهامش، وتجعل عرضاً أرخص في ظاهره أغلى في حقيقته. اطلبوا سطرين منفصلين في كل فاتورة، ثم قارِنوا سطر الأتعاب وحده بين المكاتب.
حدود التفويض
التفويض ليس تنازلاً مفتوحاً. اسألوا: على أي معاملاتٍ يمتدّ التفويض بالضبط، وكيف يُسحَب، وكم يستغرق سحبه. والمكتب المنظَّم يجيب عن هذا في جملةٍ واحدة، ويعتبر التفويض محصوراً في المتفق عليه وقابلاً للسحب في أي وقت.
حفظ الجوازات
اسألوا: هل تحتفظون بجوازات موظفينا؟ الجواب الصحيح أن المستندات تُستلَم لإنجاز المعاملة وحدها ثم تُعاد مع الوثيقة المنجزة. وأي ترتيبٍ يقوم على بقاء الجوازات لدى طرفٍ ثالث لمدةٍ مفتوحة ترتيبٌ ينبغي رفضه.
العرض المكتوب
لكل عملٍ خارج الروتين، كرفع السقف أو رفع مخالفة أو تصفية سجل، اطلبوا عرضاً مكتوباً قبل البدء يبيّن النطاق والمدة والكلفة. والمكتب الذي يبدأ العمل ثم يحدّد الكلفة بعده لا يمكن محاسبته على شيء.
من يحمل التقويم
هذا هو السؤال الفاصل. المكتب الذي ينفّذ ما تطلبونه فقط يترك عندكم عبء التذكّر، فأنتم من ينتبه إلى تصريحٍ ينتهي وسجلٍّ يقارب أجله. أما المكتب الذي يحمل التقويم عنكم فيُشعركم قبل المواعيد، ويتحمّل نتيجة التفويت. والفرق بين الصيغتين ليس في السعر بل في موقع المسؤولية.
هذه معايير عامة تصلح للمفاضلة بين أي مكتبين، ولا تخصّ مكتباً بعينه. والجواب عنها ينبغي أن يكون في جملةٍ واحدة، لا في عرضٍ تقديمي.